La gestión documental se refiere al proceso de crear, almacenar, organizar, administrar y recuperar documentos, con el objetivo de facilitar el acceso al uso de dicha información por parte de las personas y organizaciones que la necesitan. La gestión documental se aplica a todos los tipos de documentos, desde papel, hasta documentos electrónicos como correos, archivos multimedia y archivos en la nube.

Su implementación es fundamental porque ayuda a las organizaciones a ser más eficientes y efectivas en la gestión de su información, además de evitar problemas legales por posibles pérdidas o daño de documentos. Al implementar un sistema de gestión documental, tu compañía puede:

1. Ahorrar tiempo y recursos: Al tener una gestión documental adecuada, se evita la pérdida de tiempo en la búsqueda de información, se mejora la eficiencia en la gestión de los documentos, se reducen los costos de almacenamiento y se facilita la eliminación de documentos obsoletos.
2. Facilitar el acceso a la información: Un sistema de gestión documental permite que la información sea compartida y accesible por las personas que la necesiten, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que por consiguiente permite una toma de decisiones más rápida y eficiente.
3. Cumplir con las regulaciones y requisitos legales: La gestión documental es esencial para cumplir con las regulaciones y requisitos legales en cuanto a la retención de documentos, privacidad y seguridad de la información. Según el tipo de documento, el tiempo y el formato en que debes almacenarlos varía, por eso, debes asegurarte de tener la asesoría de un experto.
4. Proteger la información: Un sistema de gestión documental puede ser usado para proteger información sensible y confidencial, como contraseñas, información financiera y datos de clientes, que deben ser guardados en un lugar seguro.
5. Mejora el trabajo colaborativo: Los miembros del equipo pueden trabajar en colaboración en documentos compartidos, aumentando la eficiencia y reduciendo el riesgo de errores.

En conclusión, la gestión documental es necesaria ya que permite a las compañías mejorar la eficiencia, el acceso a la información, el cumplimiento de las regulaciones y requisitos legales, la protección de la información y la colaboración.

Al implementar un sistema de gestión documental, se mejora la productividad, se toman decisiones más informadas y se reducen los costos asociados con la gestión de la información, en nuestro caso, Docus ofrece un servicio de gestión Documental en la nube, que garantiza el acceso remoto a la información y la seguridad de la misma.