La Normativa Cero Papel del Archivo General de la Nación en Colombia es una política gubernamental que busca promover la modernización de la gestión documental y la eliminación del uso del papel en las entidades públicas del país y en aquellas que son privadas pero prestan servicio a entidades públicas . La política se enmarca en el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, y tiene como objetivo principal la conservación y preservación del patrimonio documental del país, a la vez que se promueve la eficiencia y transparencia en la gestión pública.

La Normativa Cero Papel establece una serie de medidas y acciones que las entidades públicas deben seguir para garantizar la eliminación gradual del uso del papel en sus procesos. Entre estas medidas se destacan:

1. Digitalización de los documentos: Las entidades públicas deben implementar sistemas de digitalización de sus documentos y establecer una plataforma electrónica para su almacenamiento, gestión y acceso.
2. Firma electrónica: Las entidades públicas deben adoptar la firma electrónica como un medio válido de autenticación y validación de los documentos.
3. Envío de documentos electrónicos: Se promueve el uso de documentos electrónicos como medio de comunicación entre las entidades públicas y los ciudadanos, con el fin de reducir el uso del papel.
4. Formación y capacitación: Se establece la obligatoriedad de formar y capacitar al personal de las entidades públicas en el uso de las herramientas y tecnologías necesarias para la implementación de la normativa.
5. Implementación de planes de contingencia: Se deben establecer planes de contingencia para garantizar la protección y disponibilidad de la información ante situaciones de emergencia, como fallos en el sistema o desastres naturales.

La implementación de la Normativa Cero Papel en Colombia ha tenido importantes avances en los últimos años, especialmente en la digitalización de documentos y la promoción del uso de la firma electrónica. Sin embargo, aún existen desafíos en la implementación de la política, como la falta de capacitación del personal y la falta de recursos tecnológicos para su implementación. En Docus, hemos ayudado a varias organizaciones públicas y mixtas en la implementación de dicha Normativa, reduciendo en algunos casos hasta el 95% del uso del papel a través de nuestro BPM. Si quieres conocer más, contáctanos a través de Whatsapp.